সতর্কতা ও প্রাতিষ্ঠানিক নিয়মাবলী: প্রতিষ্ঠান বা শিক্ষা বোর্ডভেদে প্রশংসাপত্র বা চারিত্রিক সনদ ইস্যুর ফি, আবেদনপত্র জমার নির্দিষ্ট ফরম কিংবা ছাড়পত্র (Clearance) সংক্রান্ত নিয়ম ভিন্ন হতে পারে। এখানে দেওয়া ফরম্যাটটি শিক্ষামূলক সহায়তার জন্য প্রমিত আকারে প্রস্তুত করা হয়েছে। আপনার প্রতিষ্ঠানের অ্যাকাডেমিক অফিসের সাধারণ রীতিনীতি মেনে তথ্য পূরণ করুন।
এই গাইডটি কার জন্য?
এই নির্দেশিকাটি মূলত নিচের শিক্ষার্থীদের জন্য বিশেষভাবে সহায়ক:
- এসএসসি/দাখিল বা এইচএসসি/আলিম উত্তীর্ণ শিক্ষার্থী: পরবর্তী পর্যায়ে কলেজে একাদশ শ্রেণিতে বা বিশ্ববিদ্যালয়ে অনার্স/ডিগ্রিতে ভর্তির সময় চারিত্রিক সনদ প্রয়োজন হলে।
- চাকরিপ্রার্থী বা প্রশিক্ষণার্থী: সরকারি বা বেসরকারি সংস্থায় প্রথম নিয়োগের ভেরিফিকেশন অথবা পুলিশ ভেরিফিকেশনে শিক্ষাপ্রতিষ্ঠানের চারিত্রিক প্রশংসাপত্র প্রয়োজন হলে।
- বর্তমানে অধ্যয়নরত শিক্ষার্থী: বিভিন্ন জাতীয় বা আন্তর্জাতিক মেধা বৃত্তি, পাসপোর্ট আবেদন অথবা খেলাধুলা/সাংস্কৃতিক প্রতিযোগিতার রেজিস্ট্রেশনের জন্য সনদ প্রয়োজন হলে।
- অভিভাবকবৃন্দ: সন্তানের পক্ষে বিদ্যালয়ে উপস্থিত হয়ে আনুষ্ঠানিকভাবে সনদ তোলার আবেদন সম্পন্ন করতে চাইলে।
কখন এই আবেদনপত্র ব্যবহার করবেন?
একটি শিক্ষা প্রতিষ্ঠান শিক্ষার্থীকে তাদের নিয়মিত ছাত্রাবস্থায় বা পাস করার পর তাদের আচার-আচরণ ও প্রাতিষ্ঠানিক রেকর্ডের সত্যতা জানিয়ে প্রশংসাপত্র দিয়ে থাকে। সাধারণত নিচের পরিস্থিতিগুলোতে এই আবেদন জমা দিতে হয়:
- অন্য শিক্ষাপ্রতিষ্ঠানে ভর্তি: স্কুল শেষ করে কলেজে বা কলেজ শেষ করে বিশ্ববিদ্যালয়ে ভর্তির সময় পূর্বের প্রতিষ্ঠানের প্রশংসাপত্র জমা দেওয়া বাধ্যতামূলক থাকে।
- চাকরির আবেদন ও ব্যাকগ্রাউন্ড ভেরিফিকেশন: সরকারি চাকরির ভাইভা অথবা বেসরকারি প্রতিষ্ঠানে ফ্রেশার হিসেবে জয়েন করার ক্ষেত্রে ক্যারেক্টার সার্টিফিকেটের কপি যাচাই করা হয়।
- সরকারি-বেসরকারি বৃত্তি ও অনুদান: আর্থিক সাহায্য বা বিশেষ মেধা বৃত্তির আবেদনের সাথে ভালো নৈতিক চরিত্রের প্রাতিষ্ঠানিক প্রমাণ হিসেবে সনদ চাওয়া হয়।
- পাসপোর্ট বা ভিসা প্রসেসিং: শিক্ষার্থীদের ক্ষেত্রে স্টুডেন্ট ভিসা বা ট্রাভেল ডকুমেন্টের সাপোর্টিং পেপার হিসেবে অনেক সময় প্রশংসাপত্র চাওয়া হয়।
- পূর্বের প্রশংসাপত্র নষ্ট বা হারিয়ে গেলে: পূর্বে নেওয়া মূল সনদ হারিয়ে গেলে দ্বিতীয়বার বা ডুপ্লিকেট সনদ উত্তোলনের আবেদন করতে হয়।
যে তথ্যগুলো লাগবে (প্রয়োজনীয় তথ্যের চেকলিস্ট)
আবেদনপত্র লেখার পূর্বে এবং অফিসে জমা দেওয়ার সময় নিচের তথ্যগুলো সঙ্গে রাখা অত্যন্ত জরুরি, যাতে কোনো তথ্যের গরমিল না ঘটে:
| প্রয়োজনীয় তথ্য / ডকুমেন্ট | কেন প্রয়োজন | বিশেষ সতর্কতা |
|---|---|---|
| শিক্ষার্থীর পুরো নাম | অফিশিয়াল সনদে নাম নির্ভুলভাবে প্রিন্ট করার জন্য। | রেজিস্ট্রেশন কার্ড ও অ্যাডমিট কার্ডের বানান অনুযায়ী লিখুন। |
| পিতা ও মাতার নাম | শনাক্তকরণ ও স্থায়ী রেকর্ডের সত্যতা নিশ্চিত করতে। | জাতীয় পরিচয়পত্র বা জন্ম সনদের সাথে সামঞ্জস্য রাখা উচিত। |
| রোল ও রেজিস্ট্রেশন নম্বর | বোর্ড পরীক্ষার ডাটাবেজ থেকে রেজাল্ট ভেরিফাই করতে। | বোর্ড রেজিস্ট্রেশন নম্বর এবং শিক্ষাবর্ষ নির্ভুল লিখবেন। |
| বিভাগ / গ্রুপ এবং শ্রেণি | বিজ্ঞান, মানবিক, ব্যবসায় শিক্ষা বা নির্দিষ্ট শাখা চিহ্নিত করতে। | উত্তীর্ণ শিক্ষার্থীদের ক্ষেত্রে পাসের সন উল্লেখ আবশ্যক। |
| অর্জিত জিপিএ (GPA) ও পাসের সাল | প্রশংসাপত্রে শিক্ষার্থীর ফলাফলের উল্লেখ করার জন্য। | মার্কশিট বা ট্রান্সক্রিপ্টের ফটোকপি সংযুক্ত করলে দ্রুত কাজ হয়। |
| লাইব্রেরি ও ফি ক্লিয়ারেন্স | প্রতিষ্ঠানের কোনো বকেয়া পাওনা বা বই বাকি নেই তা নিশ্চিতে। | কিছু প্রতিষ্ঠানে সংশ্লিষ্ট হিসাব শাখার স্বাক্ষর আগে নিতে হয়। |
| আবেদনের সুনির্দিষ্ট উদ্দেশ্য | সনদে 'উচ্চশিক্ষায় ভর্তি' নাকি 'চাকরির সুবিধার্থে' তা লিখতে। | নির্দিষ্ট কোনো সংস্থার চাহিদা থাকলে তা পরিষ্কার উল্লেখ করুন। |
ধাপে ধাপে কীভাবে আবেদনপত্রটি লিখবেন
একটি ফর্মাল প্রাতিষ্ঠানিক চিঠির নির্দিষ্ট কাঠামো থাকে। আবেদনপত্র লেখার সময় নিচের ধাপগুলো ক্রমানুসারে অনুসরণ করুন:
-
তারিখ ও প্রাপকের পদবি:
পাতার ওপরের বাম পাশে বর্তমান তারিখ লিখুন। এরপর স্কুলের ক্ষেত্রে "বরাবর, প্রধান শিক্ষক" এবং কলেজের ক্ষেত্রে "বরাবর, অধ্যক্ষ" লিখবেন। নিচে প্রতিষ্ঠানের নাম এবং পূর্ণ ঠিকানা উল্লেখ করুন। -
সুনির্দিষ্ট বিষয় নির্বাচন:
বিষয় স্পষ্ট ও সংক্ষিপ্ত হওয়া বাঞ্ছনীয়। যেমন: "বিষয়: চারিত্রিক সনদপত্র পাওয়ার জন্য আবেদন।" অথবা "বিষয়: প্রশংসাপত্র (Testimonial) পাওয়ার আবেদন।" -
বিনম্র সম্বোধন ও আত্মপরিচয়:
"জনাব/মহোদয়," লিখে মূল অনুচ্ছেদে নিজের নাম, আপনি প্রতিষ্ঠানের কোন শিক্ষাবর্ষের কোন বিভাগের নিয়মিত ছাত্র ছিলেন এবং কত সালে কোন বোর্ড পরীক্ষা সম্পন্ন করেছেন তা স্পষ্টভাবে বর্ণনা করুন। -
সনদ চাওয়ার কারণ বা উদ্দেশ্য:
দ্বিতীয় অনুচ্ছেদে জানান সনদটি আপনার কেন জরুরি (যেমন: কলেজে ভর্তির জন্য অথবা চাকরির আবেদনে সংযুক্ত করার জন্য)। -
বিনম্র প্রার্থনা ও কৃতজ্ঞতা প্রকাশ:
শেষ প্যারায় লিখুন: "অতএব, বিনীত প্রার্থনা এই যে, আমাকে উক্ত চারিত্রিক সনদপত্রটি প্রদান করে বাধিত করবেন।" -
স্বাক্ষর ও শিক্ষার্থীবৃত্তান্ত:
চিঠির নিচে ডান পাশে আপনার স্বাক্ষর, স্পষ্ট অক্ষরে নাম, শ্রেণি, রোল, রেজিস্ট্রেশন নম্বর, সেশন এবং মোবাইল নম্বর যুক্ত করুন।
প্রশংসাপত্র ও চারিত্রিক সনদের ৩টি রেডিমেড নমুনা
নিচে আপনার প্রয়োজন অনুযায়ী ৩টি ভিন্ন পরিস্থিতির প্রস্তুত ফরম্যাট দেওয়া হলো। প্রয়োজনীয় ক্ষেত্রগুলো কপি করে ব্র্যাকেটের অংশ নিজের তথ্য দিয়ে পরিবর্তন করে নিন।
নমুনা ১: এসএসসি/এইচএসসি পাস শিক্ষার্থীদের জন্য প্রশংসাপত্র ও চারিত্রিক সনদের আবেদন
তারিখ: [আবেদনের তারিখ, যেমন: ০১ অক্টোবর ২০২৬]
বরাবর,
[প্রধান শিক্ষক / অধ্যক্ষ]
[শিক্ষা প্রতিষ্ঠানের পুরো নাম]
[প্রতিষ্ঠানের ঠিকানা, উপজেলা, জেলা]
বিষয়: প্রশংসাপত্র ও চারিত্রিক সনদপত্র পাওয়ার জন্য আবেদন।
মহোদয়,
যথাবিহিত সম্মান প্রদর্শনপূর্বক বিনীত নিবেদন এই যে, আমি আপনার ঐতিহ্যবাহী প্রতিষ্ঠান থেকে [পাসের বছর, যেমন: ২০২৬] সালের [এসএসসি/এইচএসসি/সমমান] পরীক্ষায় [বিভাগের নাম, যেমন: বিজ্ঞান] বিভাগ হতে অংশগ্রহণ করে জিপিএ [অর্জিত জিপিএ, যেমন: ৫.০০] পেয়ে সফলতার সাথে উত্তীর্ণ হয়েছি। আমার পরীক্ষার রোল নম্বর [রোল নম্বর], রেজিস্ট্রেশন নম্বর [রেজিস্ট্রেশন নম্বর] এবং শিক্ষাবর্ষ ছিল [সেশন, যেমন: ২০২৪-২০২৫]। প্রতিষ্ঠানটিতে অধ্যয়নকালে আমি সর্বদা শৃঙ্খলা বজায় রেখেছি এবং কোনো অনৈতিক কর্মকাণ্ডের সাথে জড়িত ছিলাম না।
বর্তমানে আমি উচ্চশিক্ষার্থে [কলেজে/বিশ্ববিদ্যালয়ে] ভর্তির আবেদন প্রক্রিয়া সম্পন্ন করতে যাচ্ছি। উক্ত ভর্তি প্রক্রিয়ার প্রয়োজনীয় কাগজপত্র হিসেবে আমার পূর্ববর্তী শিক্ষাপ্রতিষ্ঠানের একটি প্রশংসাপত্র ও চারিত্রিক সনদ জমা দেওয়া আবশ্যক হয়ে পড়েছে।
অতএব, মহোদয়ের নিকট বিনীত প্রার্থনা, আমার অতীত শিক্ষাগত সাফল্য ও আচার-আচরণ বিবেচনা করে আমাকে একটি প্রশংসাপত্র ও চারিত্রিক সনদপত্র প্রদান করে বাধিত করবেন।
বিনীত নিবেদক,
আপনার অনুগত প্রাক্তন শিক্ষার্থী,
[শিক্ষার্থীর পূর্ণ নাম]
পরীক্ষার নাম: [এসএসসি / এইচএসসি]
রোল নম্বর: [রোল নম্বর]
রেজিস্ট্রেশন নম্বর: [রেজিস্ট্রেশন নম্বর]
পাসের সন ও বিভাগ: [সাল] ও [বিজ্ঞান/মানবিক/ব্যবসায় শিক্ষা]
মোবাইল নম্বর: [সচল মোবাইল নম্বর]
ঠিকানা: [বর্তমান ঠিকানা]
নমুনা ২: বর্তমানে অধ্যয়নরত শিক্ষার্থীদের জন্য চারিত্রিক সনদের আবেদন (বৃত্তি/পাসপোর্ট)
তারিখ: [আবেদনের তারিখ]
বরাবর,
[প্রধান শিক্ষক / অধ্যক্ষ]
[শিক্ষা প্রতিষ্ঠানের নাম]
[প্রতিষ্ঠানের ঠিকানা]
বিষয়: চারিত্রিক সনদপত্র (Character Certificate) পাওয়ার জন্য আবেদন।
জনাব,
সবিনয় নিবেদন এই যে, আমি আপনার প্রতিষ্ঠানের [শ্রেণির নাম, যেমন: নবম/একাদশ] শ্রেণির [শাখা/গ্রুপ, যেমন: 'ক' শাখা, বিজ্ঞান বিভাগ] একজন নিয়মিত শিক্ষার্থী। আমার শ্রেণি রোল নম্বর [রোল নম্বর] এবং আইডি নম্বর [আইডি নম্বর]।
আমার একটি বিশেষ কাজের জন্য (যেমন: সরকারি মেধা বৃত্তি আবেদন / জাতীয় পরিচয়পত্র বা পাসপোর্ট ভেরিফিকেশন / সাংস্কৃতিক প্রতিযোগিতার নিবন্ধন) প্রতিষ্ঠান প্রধান কর্তৃক সত্যায়িত চারিত্রিক সনদপত্র জরুরি ভিত্তিতে জমা দেওয়া আবশ্যক। উল্লেখ্য যে, বিদ্যালয়ের সকল অ্যাকাডেমিক ফি ও পাওনাদি আমি ইতিমধ্যে নিয়মমাফিক পরিশোধ করেছি।
অতএব, জনাবের নিকট আকুল আবেদন, উপরোক্ত বিষয়টি সদয় বিবেচনা করে আমাকে একটি প্রাতিষ্ঠানিক চারিত্রিক সনদপত্র প্রদান করার অনুমতিদানে বাধিত করবেন।
বিনীত,
আপনার একান্ত বাধ্যগত ছাত্র/ছাত্রী,
[শিক্ষার্থীর নাম]
শ্রেণি: [শ্রেণি]
শাখা ও গ্রুপ: [শাখা ও বিভাগ]
রোল নম্বর: [রোল নম্বর]
আইডি নম্বর: [আইডি নম্বর]
মোবাইল নম্বর: [অভিভাবক/শিক্ষার্থীর ফোন নম্বর]
নমুনা ৩: চাকরির জন্য প্রাক্তন শিক্ষার্থীর চারিত্রিক প্রশংসাপত্র উত্তোলনের আবেদন
তারিখ: [তারিখ উল্লেখ করুন]
বরাবর,
[অধ্যক্ষ / প্রতিষ্ঠান প্রধান]
[কলেজ / পলিটেকনিক / বিশ্ববিদ্যালয়ের নাম]
[ঠিকানা, শহর/জেলা]
বিষয়: সরকারি/বেসরকারি চাকরিতে যোগদানের সুবিধার্থে চারিত্রিক সনদপত্র প্রাপ্তির আবেদন।
মহোদয়,
বিনীত নিবেদন এই যে, আমি আপনার স্বনামধন্য প্রতিষ্ঠান থেকে [পাসের সাল] সালে [ডিগ্রি/বিভাগ, যেমন: স্নাতক (পাস) / ব্যবসায় শিক্ষা] পরীক্ষায় উত্তীর্ণ একজন প্রাক্তন শিক্ষার্থী। আমার রেজিস্ট্রেশন নম্বর [রেজিস্ট্রেশন নম্বর] এবং রোল নম্বর ছিল [রোল নম্বর]। অধ্যয়নকালীন সময়ে আমি প্রতিষ্ঠানের অভ্যন্তরীণ নিয়মাবলী যথাযথভাবে পালন করেছি।
সম্প্রতি আমি [প্রতিষ্ঠানের নাম, যেমন: বাংলাদেশ রেলওয়ে / একটি বেসরকারি আর্থিক প্রতিষ্ঠান]-এ [পদের নাম]-এ নিয়োগের প্রাথমিক প্রক্রিয়ায় মনোনীত হয়েছি। উক্ত নিয়োগের চূড়ান্ত যোগদান ও পুলিশ ভেরিফিকেশনের জন্য আমার সর্বশেষ উত্তীর্ণ শিক্ষাপ্রতিষ্ঠান থেকে চারিত্রিক সনদ ও প্রশংসাপত্র জমা দেওয়ার নির্দেশনা রয়েছে।
অতএব, মহোদয়ের সদয় সমীপে বিনীত আরজ, আমার আবেদনের গুরুত্ব অনুধাবনপূর্বক আমাকে কাঙ্ক্ষিত চারিত্রিক প্রশংসাপত্রটি প্রদানের ব্যবস্থা গ্রহণ করতে আপনার মর্জি হয়।
বিনীত নিবেদক,
[আপনার স্বাক্ষর ও নাম]
সাবেক শিক্ষার্থী, [বিভাগ/বিষয়]
পাসের সন: [পাসের সাল]
রোল নম্বর: [রোল নম্বর]
রেজিস্ট্রেশন নম্বর: [রেজিস্ট্রেশন নম্বর]
বর্তমান যোগাযোগের ঠিকানা: [পূর্ণ ঠিকানা]
মোবাইল নম্বর: [ফোন নম্বর]সাধারণ ভুলসমূহ (যা অবশ্যই এড়িয়ে চলবেন)
চারিত্রিক সনদের আবেদনপত্র লেখার সময় অনেকেই অসতর্কতাবশত কিছু সাধারণ ভুল করে বসেন, যার ফলে আবেদন খারিজ বা বিলম্বিত হতে পারে:
- রেজিস্ট্রেশন নম্বরে ভুল করা: অনেক সময় শিক্ষার্থী তাড়াহুড়ো করে রোল ও রেজিস্ট্রেশন নম্বর ওলটপালট করে ফেলেন। সর্বদা মূল রেজিস্ট্রেশন কার্ড দেখে সংখ্যা বসান।
- সনদ চাওয়ার কারণ অস্পষ্ট রাখা: শুধু "সনদ প্রয়োজন" না লিখে সেটি উচ্চশিক্ষা, স্কলারশিপ নাকি চাকরির কাজে লাগবে তা স্পষ্ট করলে প্রশাসন নির্ভুল ভাষায় সার্টিফিকেট তৈরি করতে পারে।
- বকেয়া বা ক্লিয়ারেন্স ছাড়াই আবেদন করা: লাইব্রেরি বা সেমিনার ফি বকেয়া থাকলে অফিস আবেদন প্রক্রিয়াজাত করে না। আগে ক্লিয়ারেন্স সম্পন্ন করে আবেদন করুন।
- অযথা অতিরিক্ত দীর্ঘ ভূমিকা লেখা: প্রাতিষ্ঠানিক পত্রে ব্যক্তিগত পারিবারিক বর্ণনার প্রয়োজন নেই; তথ্যনির্ভর ও সংক্ষিপ্ত রাখুন।
- যোগাযোগের তথ্য না দেওয়া: সনদে কোনো সংশোধনের প্রয়োজন হলে অফিস যেন দ্রুত ফোনে জানাতে পারে, সেজন্য একটি কার্যকর সচল ফোন নম্বর নিচে উল্লেখ করা বাধ্যতামূলক।
দ্রুত কপি-পেস্ট ও ব্যবহারের টিপস
টেমপ্লেটগুলো ব্যবহারের সময় নিচের নির্দেশনাসমূহ খেয়াল রাখুন:
- উপরে দেওয়া প্রতিটি বক্সের ডানদিকের 'কপি করুন' বাটনে ক্লিক করলেই সম্পূর্ণ বয়ানটি আপনার ক্লিপবোর্ডে কপি হয়ে যাবে।
- এরপর আপনার নোটপ্যাড, এমএস ওয়ার্ড বা গুগল ডক্সে পেস্ট করে থার্ড ব্র্যাকেট
[ ... ]দেওয়া অংশগুলো মুছে আপনার নিজস্ব সঠিক তথ্য বসিয়ে নিন। - প্রতিষ্ঠান যদি হাতে লেখা আবেদনপত্র পছন্দ করে, তবে পরিষ্কার একটি সাদা এফোর (A4) সাইজের কাগজে স্পষ্ট অক্ষরে লিখে নিন। মার্জিনের জন্য বামে এবং উপরে অন্তত ১ ইঞ্চি জায়গা খালি রাখুন।
- চিঠির সাথে আপনার পূর্ববর্তী পরীক্ষার প্রবেশপত্র (Admit Card) বা মার্কশিটের এক কপি ফটোকপি পিন করে দিলে অফিস কর্মীদের রেকর্ড মেলাতে সুবিধা হয়।
প্রয়োজনীয় পরামর্শ: আবেদন জমা দেওয়ার আগে প্রতিষ্ঠানের ক্লার্ক বা অ্যাকাডেমিক সহকারীর সাথে কথা বলে জেনে নিন তাদের কোনো বিশেষ ফরম বা ডায়েরি সিল প্রয়োজন কি না। এই ওয়েবসাইটটি শিক্ষার্থীদের নির্ভুল ও সাবলীল চিঠি লেখার দিকনির্দেশনা দিতে সহায়তা করে।