অফিসে দেরিতে আসার ব্যাখ্যা পত্র (Explanation Letter) নমুনা ও নিয়ম

তারিখ: [আবেদনের তারিখ, যেমন: ১২ অক্টোবর ২০২৬]

বরাবর,
মানবসম্পদ ব্যবস্থাপক / বিভাগীয় প্রধান,
[প্রতিষ্ঠানের নাম],
[প্রতিষ্ঠানের ঠিকানা, শহর]।

বিষয়: অফিসে দেরিতে উপস্থিত হওয়ার কারণ ব্যাখ্যা প্রসঙ্গে।

মহোদয়,
যথাবিহিত সম্মান প্রদর্শনপূর্বক বিনীত নিবেদন এই যে, আমি আপনার প্রতিষ্ঠানে [বিভাগের নাম] বিভাগে [পদের নাম] হিসেবে দায়িত্ব পালন করছি। অদ্য [দেরির তারিখ]-এ অফিসে নির্ধারিত সময় সকাল [নির্ধারিত সময়, যেমন: ৯:০০] টার পরিবর্তে আমি [আসার সময়, যেমন: ১০:১৫] টায় উপস্থিত হতে পেরেছি।

দেরিতে পৌঁছানোর কারণ হিসেবে উল্লেখ করতে চাই যে, সকালে কর্মস্থলে আসার পথে [নির্দিষ্ট কারণ লিখুন, যেমন: প্রধান সড়কে হঠাৎ গ্যাস লাইন মেরামতের কারণে সৃষ্ট দীর্ঘ যানজট / বাসায় আকস্মিক পানি লাইনের জরুরি ত্রুটি]-র কারণে অনিচ্ছাকৃতভাবে আমার এই বিলম্ব ঘটে। 

এই অনাকাঙ্ক্ষিত বিলম্বের জন্য আমি আন্তরিকভাবে দুঃখ প্রকাশ করছি। আমি নিশ্চয়তা দিচ্ছি যে, আজকের কাজের কোনো বিলম্ব হবে না এবং কর্মঘণ্টার এই ঘাটতি পূরণ করতে আমি অফিস শেষে অতিরিক্ত সময় অবস্থান করে আমার নির্ধারিত সকল দায়িত্ব সম্পন্ন করব। এছাড়া ভবিষ্যতে যাতে এমন পরিস্থিতির পুনরাবৃত্তি না ঘটে, সে ব্যাপারে আমি সর্বোচ্চ সতর্ক থাকব।

অতএব, মহোদয়ের সমীপে বিনীত প্রার্থনা, উক্ত অনাকাঙ্ক্ষিত পরিস্থিতি বিবেচনা করে অদ্যকার দেরিতে উপস্থিতি ক্ষমাসুন্দর দৃষ্টিতে দেখতে আপনার মর্জি হয়।

বিনীত নিবেদক,
[আপনার পূর্ণ নাম]
[পদবি], [বিভাগ]
এমপ্লয়ি আইডি: [আইডি নম্বর]
মোবাইল: [ফোন নম্বর]
স্বাক্ষর: ______________________

Date: [Date of Letter, e.g., October 12, 2026]

To,
The Manager - HR / Department Head,
[Company Name],
[Company Address, City].

Subject: Explanation for late arrival on [Date of Late Attendance].

Dear Sir/Madam,

I am writing this letter to formally explain the reason for my late arrival at the office on [Date of Late Attendance, e.g., 12th October 2026]. Instead of reporting at my regular scheduled time of [Regular Time, e.g., 9:00 AM], I arrived at [Arrival Time, e.g., 10:20 AM], resulting in a delay of [Duration, e.g., 1 hour and 20 minutes].

This unfortunate delay occurred due to [Mention Reason clearly, e.g., an unexpected severe traffic blockage caused by road construction on my regular commute route / an urgent domestic emergency that required my immediate attention before departure]. Despite leaving home on time, the situation was beyond my immediate control.

I sincerely apologize for any inconvenience this delay may have caused to the team and daily workflow. Please be assured that I will compensate for the lost time by staying back after regular office hours today to ensure all my assigned tasks and deliverables are completed on schedule.

I assure you that I remain fully committed to upholding punctuality, and I will take every precaution to prevent such delays from recurring in the future.

Thank you for your kind understanding.

Sincerely,

[Your Full Name]
[Your Designation], [Department Name]
Employee ID: [Employee ID]
Contact: [Phone Number / Email]
Signature: ______________________

সাবজেক্ট: Explanation for late arrival on [Date] – [আপনার নাম] (ID: [Employee ID])

প্রিয় [সুপারভাইজার/এইচআর অফিসারের নাম],

আশা করি ভালো আছেন। অদ্য [তারিখ]-এ অফিসে নির্ধারিত সময় সকাল [নির্ধারিত সময়]-এর পরিবর্তে আমি সকাল [আসার সময়]-এ অফিসে উপস্থিত হতে পেরেছি। 

দেরিতে পৌঁছানোর জন্য আমি আন্তরিকভাবে দুঃখিত। [সংক্ষেপে কারণ, যেমন: রাস্তায় আকস্মিক গাড়ি নষ্ট হওয়ায় / সকালের পারিবারিক জরুরি সংকটের কারণে] এই বিলম্বটি অনিচ্ছাকৃতভাবে ঘটেছিল। 

আমি নিশ্চিত করছি যে আজ কাজের কোনো ব্যাঘাত ঘটবে না এবং অতিরিক্ত সময় দিয়ে আমি দিনের যাবতীয় কাজ সম্পন্ন করে যাব। ভবিষ্যতে যেন এমন পরিস্থিতির সৃষ্টি না হয় সে ব্যাপারে আমি পূর্ণ সচেষ্ট থাকব।

আপনার সদয় বিবেচনার জন্য ধন্যবাদ।

বিনীত,
[আপনার নাম]
[পদবি], [বিভাগ]
এমপ্লয়ি আইডি: [আইডি নম্বর]